Annexe aux conditions générales de vente

Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

Version 2.0 du 28 octobre 2026

Parties

Le Responsable du traitement : le client professionnel titulaire de l’abonnement (ci-après « le Client »).

Le Sous-traitant : Victor Papiau, entrepreneur individuel (EI), SIREN 842 082 174, 1B rue du Haras, 49100 Angers, France, éditeur du service Closelya — contact@closelya.com (ci-après « Closelya »).

Le présent accord est conclu en application de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il fait partie intégrante du contrat et prévaut sur toute stipulation contraire des CGV pour ce qui concerne les données personnelles. Il est accepté lors de la souscription.

1. Objet

Closelya traite, pour le compte du Client et sur ses seules instructions documentées, les données personnelles des personnes qui appellent le Client, dans la mesure nécessaire à la fourniture du service : réponse aux appels renvoyés, recueil de la demande, proposition et enregistrement de rendez-vous dans l’agenda du Client, prise de message, notification du Client et, lorsque le Client a activé cette fonction, envoi de SMS de confirmation et de rappel à l’appelant.

Closelya est responsable de traitement distinct pour les données du compte du Client (gestion du compte, facturation, sécurité), qui ne relèvent pas du présent accord.

2. Description du traitement

3. Instructions du Client

Closelya ne traite les données que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors de l’Union européenne. Le présent accord, les CGV et le paramétrage effectué par le Client dans son Espace client (horaires, prestations, consignes, message d’accueil, agenda connecté, réglage des SMS) valent instructions. Les autres instructions sont adressées par e-mail à contact@closelya.com. Closelya informe immédiatement le Client s’il estime qu’une instruction constitue une violation du RGPD.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. Les données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées par Closelya pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Les données transmises au fournisseur du modèle de langage (OpenAI, API) ne servent pas à l’entraînement de ses modèles, conformément à ses conditions applicables à l’API.

5. Sécurité

Closelya met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en annexe 2 (article 32 du RGPD).

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés en annexe 3 (page sous-traitants). Closelya informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins trente (30) jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer pour un motif légitime et, à défaut de solution, résilier sans frais avant la prise d’effet. Closelya impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes et demeure responsable de leur exécution.

7. Transferts hors de l’Union européenne

Tout transfert hors de l’Espace économique européen repose sur une décision d’adéquation (Royaume-Uni ; Data Privacy Framework pour les sociétés américaines certifiées) ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914). Les pays et garanties figurent en annexe 3.

8. Droits des personnes et assistance

• Toute demande d’exercice de droits reçue directement par Closelya est transmise au Client sous deux (2) jours ouvrés.
• Closelya aide le Client à y répondre : extraction des données d’un appelant (fichier CSV), rectification ou effacement, réalisés par Closelya sur instruction écrite du Client dans un délai d’un mois. Ces opérations ne sont pas encore disponibles en libre-service dans l’Espace client.
• Closelya aide le Client à garantir la sécurité, à notifier les violations et, le cas échéant, à réaliser une analyse d’impact et à consulter la CNIL, en lui fournissant les informations dont il dispose.

9. Violations de données

Closelya notifie au Client toute violation de données personnelles dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles (nature, catégories et nombre approximatif de personnes et d’enregistrements, conséquences probables, mesures prises ou envisagées), complétées ensuite. Le Client reste responsable de la notification à la CNIL (72 heures, article 33) et, le cas échéant, aux personnes concernées (article 34).

10. Fin du contrat

Au terme du contrat, le Client peut demander la restitution de ses données (fichier CSV des appels et des rendez-vous) pendant deux (2) mois ; Closelya la fournit dans un délai d’un (1) mois et ne supprime pas les données tant qu’une demande de restitution est en cours. Closelya supprime ensuite les données, au plus tard trois (3) mois après la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation ; il en atteste par écrit sur demande. Les jetons d’accès à l’agenda sont supprimés. Restitution et suppression sont réalisées par Closelya ; elles ne sont pas encore automatisées.

11. Audit et documentation

Closelya met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord (liste des sous-traitants, description des mesures de sécurité, registre des traitements effectués pour le compte du Client) et permet des audits par le Client ou un auditeur indépendant tenu au secret, moyennant un préavis de trente (30) jours, au plus une fois par an sauf violation avérée, aux frais du Client.

12. Obligations du Client

Le Client garantit disposer d’une base légale pour le traitement ; informe les personnes qui l’appellent du traitement de leurs appels par un assistant automatisé (l’assistant l’annonce lui-même en début d’appel ; le Client le mentionne dans sa politique de confidentialité) ; donne des instructions licites ; tient son propre registre des traitements.

13. Responsabilité et droit applicable

Chaque partie répond des dommages causés par sa propre violation du RGPD dans les conditions de l’article 82, dans les limites prévues par les CGV lorsque la loi le permet. Le présent accord est soumis au droit français ; les litiges relèvent de la juridiction désignée dans les CGV.

Annexe 1 — Contacts

• Closelya : Victor Papiau — contact@closelya.com
• Client : l’adresse e-mail du titulaire du compte, ou toute autre adresse qu’il communique par écrit à Closelya.

Annexe 2 — Mesures de sécurité en place

Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs

Voir la page sous-traitants (Telnyx, OVH, Speechmatics, OpenAI, Microsoft Azure, Vercel, Supabase, Brevo, Stripe), qui fait partie du présent accord.