Fonctionnement
Comment fonctionne Closelya ?
Quand vous ne pouvez pas décrocher (fermé, occupé ou en rendez-vous), l'appel est renvoyé vers Closelya. L'assistante répond 24 h/24 au nom de votre entreprise, pose les questions de votre métier, propose uniquement vos créneaux libres et inscrit le rendez-vous dans Google Agenda ou l'agenda Closelya. Le client reçoit un SMS de confirmation, vous recevez un e-mail.
Dois-je changer de numéro ?
Non. Vous gardez votre numéro habituel : nous vous fournissons un numéro dédié et vous activez un simple renvoi d'appel vers lui, que vous pouvez couper à tout moment. Vous choisissez quand l'assistante répond : hors horaires, si la ligne est occupée, ou en continu.
Le client sait-il qu'il parle à une IA ?
Oui. Dès l'accueil, l'assistante indique qu'elle est une assistante IA, comme le prévoit l'article 50 du règlement européen sur l'IA. Vous pouvez personnaliser les phrases d'accueil et de fin ; si votre phrase ne le précise pas, la mention est ajoutée automatiquement. La conversation reste naturelle.
Le client reçoit-il un SMS ?
Oui. Dès que le rendez-vous est inscrit dans votre agenda, le client reçoit un SMS de confirmation (prestation, date, heure, adresse et téléphone de votre établissement).
Et si mon agenda est inaccessible pendant un appel ?
L'assistante ne confirme jamais un rendez-vous qu'elle n'a pas pu inscrire. Si l'agenda ne répond pas, elle passe en mode « demande » : elle note le nom, le numéro et le besoin du client, lui indique que vous le rappellerez, et vous recevez la demande par e-mail.
Et si la demande sort de la prise de rendez-vous ?
L'assistante reformule et pose une question de clarification. Si la demande sort du cadre (devis, réclamation, question technique), elle prend un message ou une demande de rappel avec les coordonnées du client et vous l'envoie par e-mail. Elle ne transfère pas l'appel vers une personne.
Et si l'assistante elle-même est indisponible ?
En cas de panne, l'appelant entend un message indiquant que l'assistant est momentanément indisponible et l'invitant à rappeler. Vous gardez la main sur votre renvoi d'appel et pouvez le couper à tout moment pour reprendre vos appels.
Mise en place, tarif et engagement
Combien de temps pour démarrer, et faut-il des compétences techniques ?
En général dans l'heure, sans aucune compétence technique : l'inscription, le paiement et l'attribution de votre numéro sont automatiques. Dès que vous avez renseigné vos horaires, vos prestations et votre agenda dans l'espace client, puis activé le renvoi d'appel, Closelya peut répondre à vos clients. Tout reste modifiable ensuite depuis votre espace client.
Combien de minutes sont incluses, et que se passe-t-il au-delà ?
Selon l'offre, l'abonnement comprend 500, 1 500 ou 3 000 minutes d'appel par mois. Chaque appel est décompté à la minute entamée. Au-delà, chaque minute supplémentaire est facturée 0,10 € HT, en fin de mois. Les minutes non utilisées ne sont pas reportées.
Y a-t-il un engagement ?
Non, au-delà du mois en cours : l'abonnement mensuel (mise en place incluse), quelle que soit l'offre, se résilie à tout moment, sans frais ; la résiliation prend effet à la fin du mois déjà payé. L'abonnement annuel offre 12 mois pour le prix de 11, payés d'avance. Le détail figure dans nos conditions générales de vente.
Données personnelles
Mes données et celles de mes clients sont-elles protégées ?
Les appels ne sont pas enregistrés : la voix est transcrite en temps réel pour comprendre la demande, et seuls le numéro, le nom, le motif, un court résumé et le rendez-vous sont conservés. L'application et sa base de données sont hébergées en France. Certains prestataires techniques (téléphonie, intelligence artificielle) sont établis hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD. Un accord de traitement des données est conclu avec chaque client. Voir notre politique de confidentialité.
Une autre question ? Écrivez-nous à contact@closelya.com, ou essayez l'assistante en l'appelant vous-même.