Les quatre informations d'un bon message
- Qui : le nom de l'entreprise, pour rassurer l'appelant qu'il a fait le bon numéro.
- Pourquoi : fermé, en intervention, en congés.
- Quand : vos horaires ou la date de retour.
- Quoi : ce que l'appelant doit laisser (nom, numéro, motif, immatriculation) ou une autre façon de vous joindre.
Visez 15 à 25 secondes, parlez lentement, sans musique couvrant la voix, et réenregistrez dès que vos horaires changent.
12 exemples par situation
| Situation | Message |
|---|---|
| 1. Hors horaires (général) | « Bonjour, vous êtes bien chez [nom]. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 14 h à 18 h. Laissez votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel : nous vous rappelons dès l'ouverture. » |
| 2. Pause déjeuner | « Bonjour, [nom], nous sommes en pause jusqu'à 14 h. Laissez votre numéro et nous vous rappelons cet après-midi. » |
| 3. Ligne occupée | « Bonjour, [nom]. Nous sommes déjà en ligne. Laissez votre nom et votre numéro, nous vous rappelons dans l'heure. » |
| 4. En intervention | « Bonjour, [nom]. Nous sommes en intervention et ne pouvons pas décrocher. Laissez votre message, nous vous rappelons dès que possible aujourd'hui. » |
| 5. Congés | « Bonjour, [nom] est fermé pour congés du [date] au [date]. Réouverture le [date] à [heure]. Laissez un message, nous vous rappellerons à notre retour. » |
| 6. Jour férié | « Bonjour, [nom] est fermé aujourd'hui, jour férié. Nous rouvrons demain à [heure]. Laissez votre numéro, nous vous rappelons. » |
| 7. Garage : prise de rendez-vous | « Bonjour, garage [nom]. Pour un rendez-vous, laissez votre nom, votre numéro, le modèle du véhicule et l'intervention souhaitée : nous vous rappelons pour fixer un créneau. » |
| 8. Garage : panne | « Bonjour, garage [nom]. Si votre véhicule est immobilisé, précisez où il se trouve et votre numéro : nous vous rappelons en priorité. » |
| 9. Contrôle technique | « Bonjour, centre de contrôle technique [nom]. Pour un contrôle ou une contre-visite, laissez votre nom, votre numéro et l'immatriculation : nous vous rappelons pour fixer le rendez-vous. Pensez à la carte grise. » |
| 10. Contre-visite | « Bonjour, [nom]. Pour une contre-visite, indiquez la date de votre premier contrôle et votre numéro : nous vous rappelons rapidement, le délai est de deux mois. » |
| 11. Pare-brise | « Bonjour, [nom], spécialiste du pare-brise. Indiquez s'il s'agit d'un impact ou d'un remplacement, le modèle du véhicule, votre assureur et votre numéro : nous vous rappelons pour fixer l'intervention. » |
| 12. Renvoi vers un autre moyen | « Bonjour, [nom]. Vous pouvez aussi prendre rendez-vous sur [site] ou nous écrire à [adresse e-mail]. Sinon, laissez votre message après le bip. » |
Durée, ton et erreurs fréquentes
- Un message trop long : l'appelant raccroche avant le bip.
- Des horaires faux ou une date de congés passée : c'est la première chose que l'appelant remarque.
- Une boîte vocale pleine : le message est inutile si l'on ne peut rien laisser.
- Promettre un rappel « immédiat » que vous ne tiendrez pas.
Ce que le répondeur ne fera jamais
Un répondeur attend que l'appelant fasse l'effort de laisser un message, puis que vous fassiez celui de rappeler. Dans l'enquête YouGov pour Answer4u (2 046 adultes britanniques, juin 2026, déclaratif), seuls 6 % disent préférer laisser un message vocal plutôt que d'attendre ; 37 % disent qu'ils n'attendraient pas plus de 60 secondes avant de contacter un concurrent. Ce sont des déclarations, britanniques, mais elles rappellent qu'un bon message ne remplace pas une réponse. Détails dans notre lecture de ces études.
Répondeur, renvoi ou assistant : quand passer à l'étape suivante
Si vos messages sont rares mais vos appels en absence nombreux, c'est le signe que les appelants raccrochent sans laisser de trace. Mesurez d'abord votre taux de décroché. Ensuite, deux options : un renvoi d'appel vers un collègue, une permanence ou un assistant ; ou un comparatif plus large dans accueil téléphonique automatisé. Un assistant IA comme Closelya répond à la place du répondeur, se présente comme assistante virtuelle et propose un rendez-vous au lieu de demander un message.
Questions fréquentes
Que dire sur un répondeur professionnel ?
Le nom de l'entreprise, la raison pour laquelle vous ne répondez pas, vos horaires ou votre date de retour, et ce que l'appelant doit laisser : nom, numéro, objet de l'appel. Pour un garage ou un centre de contrôle, demandez aussi l'immatriculation.
Quelle durée pour un message de répondeur ?
Entre 15 et 25 secondes. Au-delà, l'appelant risque de raccrocher avant le bip. Parlez lentement, sans musique qui couvre la voix, et citez d'abord le nom de l'entreprise pour rassurer l'appelant.
Que mettre sur le répondeur pendant les congés ?
Les dates de fermeture, la date et l'heure de réouverture, et une invitation à laisser un message ou à utiliser un autre moyen de contact. Pensez à remettre le message habituel dès votre retour : une date de congés passée fait mauvaise impression.
Les clients laissent-ils des messages sur les répondeurs ?
Peu, selon les données disponibles. Dans une enquête YouGov pour Answer4u auprès de 2 046 adultes britanniques en juin 2026, seuls 6 % disent préférer laisser un message vocal plutôt qu'attendre. Ce sont des déclarations, pas une mesure française.
Comment savoir si mon répondeur me fait perdre des clients ?
Comparez, sur deux semaines, le nombre d'appels en absence et le nombre de messages reçus. Si beaucoup d'appels de numéros inconnus ne laissent rien, ces appelants ont probablement contacté quelqu'un d'autre. Le guide du taux de décroché détaille la mesure.
Sources
- Pressat, communiqué Answer4u du 16 juin 2026Enquête YouGov en ligne, 2 046 adultes britanniques, 5-8 juin 2026. Question : « how long, if at all, would you be willing to wait for a business to answer your call before deciding to contact a competitor instead? »
Source consultée le 28 octobre 2026. Les exemples de messages sont des modèles rédigés par Closelya, libres d'utilisation.