Pourquoi vous ratez des appels
- Contrôle technique. Le contrôleur ne peut pas quitter le véhicule pendant un contrôle. Les appels arrivent aussi le soir et le week-end, quand les particuliers ont le temps d'appeler. Une contre-visite doit être faite dans les deux mois : sans réponse, le client peut la faire ailleurs.
- Pare-brise. Un remplacement immobilise le technicien plusieurs heures. Or l'appel pour un impact ou un pare-brise fissuré est souvent urgent, et le premier qui répond prend le rendez-vous.
Pour chiffrer ce que cela vous coûte : Contrôle technique : le coût des appels non décrochés · Pare-brise : ce que coûte un appel manqué.
Ce que fait Closelya
- Elle répond 24 h/24 au nom de votre entreprise et se présente une seule fois, dès l'accueil, comme votre assistante virtuelle.
- Vous choisissez quand elle répond : hors horaires, ligne occupée, ou en continu. Vous gardez votre numéro grâce à un simple renvoi d'appel.
- Elle pose les questions de votre métier :
- contrôle technique : immatriculation, contrôle périodique ou contre-visite, type de véhicule et énergie ;
- pare-brise : réparation d'impact ou remplacement, immatriculation, marque et modèle, assureur éventuel, présence d'une caméra ou de capteurs.
Déroulé d'un appel
- Accueil : « Bonjour, vous êtes bien chez [votre entreprise]. Je suis son assistante virtuelle, que puis-je faire pour vous ? »
- Elle pose les questions de votre métier.
- Elle propose uniquement vos créneaux libres, de la bonne durée.
- Elle récapitule le rendez-vous avant de raccrocher.
Pour régler les durées et les consignes de vos prestations : prise de rendez-vous par téléphone.
Rendez-vous, agenda et SMS
- Le rendez-vous est inscrit dans Google Agenda ou dans l'agenda Closelya. Il n'est pas inscrit dans les logiciels de contrôle technique ou de gestion d'atelier.
- Le client reçoit un SMS de confirmation dès que le rendez-vous est inscrit. Vous recevez un e-mail après chaque appel.
- Si l'agenda ne répond pas, Closelya ne confirme rien : elle prend les coordonnées et le besoin du client, et vous les envoie pour que vous rappeliez.
Ce que Closelya ne fait pas
- Elle n'annonce aucun prix que vous ne lui avez pas donné.
- Elle ne promet jamais une prise en charge par l'assurance et ne gère ni franchise ni dossier sinistre : elle note seulement l'assureur indiqué par le client.
- Devis, réclamation ou question technique : elle prend un message et vous l'envoie par e-mail. Elle ne transfère pas l'appel.
Tarif
Trois offres selon votre volume d’appels : 500, 1 500 ou 3 000 minutes d'appel incluses par mois (voir les tarifs), mise en place incluse, 0,10 € HT la minute supplémentaire, sans engagement en formule mensuelle. Pour comparer : Secrétariat, permanence ou IA : quel prix au mois ?
Questions fréquentes
Le rendez-vous arrive-t-il dans mon logiciel de contrôle technique ?
Non. Le rendez-vous est inscrit dans Google Agenda ou dans l'agenda Closelya. Il n'est pas inscrit dans les logiciels de contrôle technique ou de gestion d'atelier.
L'assistante peut-elle annoncer mes tarifs ?
Seulement ceux que vous lui avez donnés. Elle ne promet jamais de prise en charge par l'assurance.
Dois-je changer de numéro ?
Non. Un renvoi d'appel vers votre numéro Closelya suffit, et vous pouvez le couper à tout moment.
Combien de temps pour démarrer ?
L'inscription, le paiement et l'attribution de votre numéro sont automatiques. Une fois vos horaires, vos prestations et votre agenda renseignés dans l'espace client, Closelya peut répondre en général dans l'heure ; il vous reste à activer le renvoi d'appel.